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Quelles sont les jalons (Milestones) de la gestion de projet ?

À première vue, tous les projets semblent écrasants.

Il y a tant de pièces en mouvement, tant de tâches à accomplir, et ne nous faites pas commencer par tous les membres de l’équipe que vous êtes censé gérer.

Alors comment passe-t-on de la phase de planification à la réalisation d’un projet ?

Facile ! Nous décomposons le projet entier en sections de projet gérables, avec un peu d’aide des étapes du projet.

Aujourd’hui, nous allons vous expliquer ce que sont les étapes et les sections de la gestion de projet, et comment vous pouvez les utiliser pour réussir votre prochain projet.

Plongeons dans le vif du sujet !

Qu’est-ce qu’un jalon dans la gestion de projet ?

Disons que vous couriez un marathon.

Si vous couriez constamment, sans savoir jusqu’où vous iriez, il vous serait difficile d’atteindre la ligne d’arrivée.

Mais les coureurs prennent souvent note des étapes importantes, comme lorsqu’ils passent les 5 ou 10 miles suivants, etc.

(C’est pour cela qu’on les appelle des jalons).

Dans la gestion de projet, les jalons sont des outils qui marquent des points spécifiques sur votre calendrier de projet.

Les jalons sont normalement des points spécifiques qui doivent être atteints afin de faire avancer le projet.

Si nous reprenons l’exemple de notre projet de marketing de contenu, l’obtention d’informations sur le public cible constituerait un jalon important.

En plus d’utiliser les jalons du projet en interne, vous pouvez également utiliser les jalons du projet pour coordonner avec vos clients.

Au lieu de vous enregistrer chaque semaine, vous pouvez accepter de vous enregistrer une fois qu’un jalon important a été atteint.

De cette façon, vous et le client savez que le projet progresse comme prévu.

Enfin, la clé des jalons du projet est de produire des produits livrables.

Les produits livrables sont les petites parties du projet qui sont nécessaires pour le mener à bien.

Normalement, il s’agit de quelque chose de tangible – par exemple, un plan de projet, un rapport, un article, une campagne, etc.

À quoi devraient ressembler les jalons du projet ?

Les meilleurs jalons d’un projet sont à la fois spécifiques et limités dans le temps.

Par exemple, « le rapport d’étude d’audience sera terminé pour le 10 octobre ».

De cette façon, les jalons du projet vous aident à rester responsable, tout en vous assurant que vous respectez le calendrier de votre projet.

Enfin, les jalons du projet doivent être fréquents.

Ils doivent se succéder et se rapprocher de l’étape principale, c’est-à-dire du principal produit à livrer : l’ensemble du projet.

De cette façon, c’est comme si vous jouiez à un jeu.

Vous continuez à accumuler des points jusqu’à ce que vous ayez atteint un niveau supérieur.

Chaque tâche est-elle un jalon du projet ?

Non, toutes les tâches ne constituent pas un jalon de projet.

Les jalons de projet doivent être des événements importants. Sans les atteindre, il sera impossible de terminer le projet. Ils doivent également produire des produits livrables.

En pratique, les jalons de projet sont les événements majeurs dont vous devez rendre compte aux parties prenantes du projet (direction générale, clients, reste de l’équipe). Ils montrent que vous allez de l’avant.

Les tâches sont toutes des petites étapes, mais les jalons de projet illustrent les sauts et les limites.

Enfin, les jalons du projet n’ont normalement pas de durée.

Ils ont une date d’échéance fixe à laquelle ils doivent être terminés.

Quelle est la différence entre les jalons et les sections du projet ?

Normalement, nous considérons les jalons comme des événements qui marquent l’achèvement d’une section du projet.

Revenons à notre exemple de projet de marketing de contenu.

La compilation d’un document d’étude d’audience serait une étape importante pour l’achèvement de la section du projet consacrée à l’étude d’audience.

Les jalons sont des événements spécifiques qui montrent l’avancement de votre projet.

D’autre part, les sections sont des parties plus importantes du travail de projet.

Comment utiliser les jalons et les sections du projet (et conclure ce projet !)

Lorsque vous faites fonctionner ensemble les jalons et les sections d’un projet, vous pouvez vraiment augmenter la productivité, l’avancement et le taux de réussite de votre projet.

En général, nous sommes très favorables à la structuration de votre travail au cours d’un projet, qu’il s’agisse de transformer les tâches en éléments exploitables ou d’identifier les paramètres qui vous aideront à suivre l’avancement du projet.

Mais rien de tel que les jalons du projet pour faire d’une pierre deux coups : satisfaire les parties prenantes et terminer le projet comme prévu.

La première étape : commencez à utiliser les jalons du projet pour toutes les sections du projet et/ou pour marquer l’achèvement de sections spécifiques du projet.

Vous pouvez également intégrer complètement les jalons et les sections de votre projet dans votre calendrier de projet.

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Comment identifier les facteurs clés de succès (FCS) dans la gestion de projet ?

Les projets sont de nature mouvementée. Dans l’océan des tâches, des priorités et des résultats attendus, il peut être facile de perdre de vue les facteurs de réussite essentiels à la réalisation des objectifs du projet et de les oublier.

Dans cet article, nous allons vous montrer comment identifier les facteurs clés de succès pour chaque projet que vous menez, et réussir !

Quels sont les facteurs clés de succès dans la gestion de projet ?

Avant d’entrer dans le vif du sujet, il est important de comprendre ce que sont réellement les facteurs clés de succès.

Selon la définition de PRINCE2, les facteurs clés de succès (FCS) sont « les éléments d’un projet qui sont essentiels à la réalisation de sa mission ou de son objectif ».

Heureusement, les FCS ne sont pas quelque chose de vague.

Ce sont des éléments clairement définis que vous pouvez suivre à l’aide d’indicateurs de performance clés (KPI).

Les KPI vous aideront à comprendre si vous gérez correctement tous les éléments.

Vous pouvez également examiner les facteurs critiques et les facteurs clés de succès dans la gestion de projet à travers un paradigme qui commence par les produits livrables (les choses que le projet est censé créer).

Les facteurs clés de succès (FCS) définissent les choses que le produit à livrer exige, et les facteurs qui le définissent finalement comme une réussite.

Par exemple, votre produit livrable pourrait être une maison.

Les facteurs clés de succès sont les ouvriers et les matériaux de construction.

Vos critères clés de réussite seraient la création d’un certain nombre de pièces, la réalisation dans les limites du budget et la livraison dans les délais.

Enfin, vous pourriez suivre l’avancement des travaux à l’aide d’indicateurs clés de performance liés au calendrier.

Pourquoi les facteurs clés de succès sont-ils importants ?

Avec 67% des projets qui se terminent en dehors du budget ou du temps imparti, il est assez clair que la majorité des chefs de projet et des entreprises ne comprennent pas complètement les facteurs critiques de succès de leurs projets.

En fin de compte, vous pourriez finir par accomplir d’abord des tâches non pertinentes, au lieu de vous concentrer sur les tâches qui font réellement avancer le projet.

La gestion des risques et le manque de soutien constituent un autre problème.

Peut-être n’auriez-vous pas manqué de temps si vous aviez eu le soutien de la direction générale ou si votre équipe avait compris ce que le projet était vraiment censé créer.

Les facteurs clés de succès vous aident à vous concentrer sur les éléments qui sont essentiels à la réussite de votre projet

Par exemple, si vous menez un projet de numérisation dans le domaine des ressources humaines, vous souhaiterez bénéficier du soutien de la direction générale pour l’adoption et la mise en œuvre.

À l’inverse, si vous lancez une campagne de marketing pour un client, votre facteur critique de succès sera de la lancer à temps en effectuant les recherches nécessaires et en créant le matériel requis.

En bref, les facteurs critiques de succès sont importants car ils aident les chefs de projet :

  • Faciliter la communication entre les différents acteurs du projet
  • Surveiller et contrôler la portée, les changements et les risques
  • Identifier et classer par ordre de priorité les objectifs et les tâches
  • Identifier et allouer les ressources
  • Supprimer les goulets d’étranglement dans les flux de partage des connaissances

Quels sont les facteurs clés de succès les plus importants en matière de gestion de projet ?

Selon le Project Management Institute et d’autres chercheurs, les facteurs suivants sont ceux qui affectent le plus la réussite des projets :

  • Des gestionnaires de projet officiellement établis, dotés des compétences et de l’autorité nécessaires
  • Objectifs du projet clairement définis et largement compris
  • Des équipes de projet compétentes et expérimentées
  • Soutien de la direction générale.

Effet des gestionnaires de projet sur la réussite du projet

Il n’est pas nécessaire d’être un gestionnaire de projet qualifié pour que votre projet soit couronné de succès.

Cependant, vous devez avoir les compétences nécessaires, telles que la communication, la planification et la délégation.

Vous pouvez consulter notre liste de compétences en gestion de projet avec des ressources qui peuvent vous aider à devenir un assistant de projet en quelques heures.

Assurez-vous d’élaborer un plan avec des responsabilités et des résultats avant de vous mettre au travail.

Identifiez la portée et les risques dès le début, et surveillez les changements au fur et à mesure qu’ils se produisent.

Définir clairement les objectifs du projet

En tant que chef de projet, vous devez vous assurer que tous les membres de votre équipe sont sur la même longueur d’onde.

L’étape cruciale est la phase de lancement du projet, au cours de laquelle vous devez vous assurer que les membres de votre équipe comprennent ce que le projet est censé accomplir et quelles sont les tâches essentielles à sa réussite.

Équipes de projet expérimentées

Lorsque vous gérez des projets, ce que vous gérez réellement, ce sont des personnes.

Vous devez vous assurer que les membres de votre équipe ont les compétences nécessaires pour mener à bien le projet.

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Quelle est la différence entre les buts et les objectifs ? Et comment les utiliser correctement ?

Si vous ne savez pas où vous allez, n’importe quelle route vous y mènera.

Le vieil adage tient toujours, et il n’est nulle part aussi applicable qu’en matière de gestion de projet.

Que vous soyez un gestionnaire de projet occasionnel ou que vous en soyez à votre première expérience, vous pouvez probablement mesurer l’importance de l’identification de vos objectifs lorsque vous vous lancez dans un projet.

Mais si nous parlons de buts, il y a aussi ce qu’on appelle des objectifs.

Souvent, les deux sont utilisés de manière interchangeable, mais ils ne sont pas du tout interchangeables.

Aujourd’hui, nous allons donc vous montrer tout ce que vous devez savoir sur les buts et les objectifs d’un projet, et comment les utiliser pour faire de votre projet un succès retentissant.

Plongeons dans le vif du sujet !

Quels sont les objectifs du projet ?

Disons que votre projet est une campagne de marketing.

Votre but est de créer une campagne de marketing, de l’exécuter et d’en assurer le succès.

Cela ne vous dit pas grand-chose sur la façon de le faire. Il s’agit plutôt d’une vague idée de ce que vous voulez réaliser.

De même, nous pouvons définir les objectifs du projet comme des visions de ce que vous voulez réaliser avec votre projet.

Si vous créez une application pour votre client, votre but est de créer une application fonctionnelle pour l’objectif que vous avez initialement défini.

Vos objectifs vous donnent une orientation.

Ce qu’ils ne vous donnent pas, c’est une feuille de route vers la réussite. C’est quelque chose dont notre autre ami, les objectifs du projet, s’occupe…

Quels sont les objectifs du projet ?

De l’autre côté de l’équation, nous avons des objectifs de projet.

Une fois que vous avez exposé votre vision et votre but avec des objectifs, il est temps de se mettre au travail.

En ce sens, les objectifs sont votre destination. Les objectifs sont les cartes dont vous avez besoin pour y parvenir.

Par exemple, si vous travaillez sur une campagne de marketing, vos objectifs seraient toutes les tâches nécessaires qui vous poussent à atteindre votre but :

  • Effectuer une étude d’audience
  • Proposer des annonces
  • Choisir les bons canaux
  • Lancer la campagne
  • Surveillez la campagne.

Et ainsi de suite.

Selon la définition, les objectifs du projet sont toutes les tâches, stratégies et tactiques que vous devez mettre en œuvre pour atteindre vos objectifs.

Vos objectifs sont votre feuille de route vers le succès.

Buts et objectifs : Quelle est la différence ?

Les buts vous donnent une vision et une mission à long terme, mais les objectifs vous aident à prendre les mesures nécessaires à court terme.

Les buts sont aussi normalement des énoncés courts tels que : « Nous voulons créer une application de banque en ligne ».

D’autre part, les objectifs créent une liste de choses à faire qui répond à la question : « Que devons-nous faire pour créer cette application ? »

  • Nous devons mettre en place l’infrastructure d’arrière-plan
  • Nous devons créer une bonne expérience pour les utilisateurs
  • Nous devons tester l’application.

Et ainsi de suite.

En fonction de la portée de votre projet, les objectifs peuvent également être liés à une partie de ce projet.

Par exemple, si vous numérisez complètement votre entreprise, votre objectif sera de la numériser pour améliorer son efficacité.

Mais vos objectifs peuvent être spécifiques aux différents départements et processus qui doivent être numérisés.

Et surtout, les objectifs doivent suivre la méthode de fixation des objectifs SMART.

Chaque objectif doit l’être :

  • S – Spécifique
  • M – Mesurable
  • A – Atteignable
  • R – Réalisable
  • T – Temporellement défini

C’est là que la spécification entre en jeu.

Si vos objectifs sont trop vastes, votre équipe risque de se perdre.

Dans le meilleur des cas, personne n’aura l’impression que ces objectifs sont spécifiques à son travail, et ils les ignoreront ou les percevront comme de vagues suggestions.

Pour revenir à notre exemple de numérisation, supposons que vous modernisiez à la fois le service comptable et le service juridique.

Mais au lieu de dire vaguement que les deux doivent numériser leur service, vous pouvez dire

Le service juridique devrait télécharger des documents et améliorer les processus numériques de 10 % d’ici la fin du mois.

La comptabilité devrait améliorer l’adoption des logiciels de comptabilité par les utilisateurs de 50 % d’ici la fin du mois.

De cette façon, les objectifs sont spécifiques à chaque département, et ils reconnaissent les défis et les responsabilités uniques de chaque département.

En fin de compte, ils contribuent au même objectif (la numérisation), mais créent une feuille de route à suivre pour chaque département.

En fin de compte, il faut donc à la fois des buts et des objectifs. Mais ne vous inquiétez pas – leur mise en œuvre pour votre projet ne doit pas être difficile !

Les meilleures pratiques : Comment utiliser les buts et objectifs du projet

Lorsque les buts et les objectifs d’un projet s’accordent bien, vous avez de grandes chances de réussir votre projet sans les maux de tête constants.

Voici ce que vous devez faire :

1. Identifier les objectifs de votre projet

En fonction des parties prenantes, ce processus peut être un peu différent d’un projet à l’autre.

Si vous avez des clients, vous devez discuter des objectifs du projet avec eux : qu’espèrent-ils réaliser avec ce projet ? Quels sont les résultats qu’ils attendent ?

Par exemple, un client qui souhaite créer une application bancaire en ligne peut s’attendre à ce que ses clients puissent l’utiliser facilement.

Si vous travaillez avec la direction générale, comme dans notre exemple de numérisation, les objectifs de votre projet seront probablement alignés sur la mission et la vision stratégiques de votre entreprise.

Par exemple, si la vision de votre entreprise est de devenir un leader dans le secteur, elle y parviendra en modernisant ses processus grâce à la numérisation – votre projet.

Vos objectifs sont votre vision.

Et une fois que vous avez identifié et noté vos objectifs, il est temps de parler de…

2. Objectifs du projet SMART

En gardant vos objectifs à l’esprit, vous devez identifier ce qui doit être fait pour les atteindre.

Imaginons que votre patron vous dise que votre entreprise doit devenir plus efficace – rapidement.

Cela peut être l’objectif, mais que devez-vous faire pour améliorer votre efficacité ?

Tout d’abord, vous devez examiner tous les problèmes qui empêchent votre entreprise d’être la plus productive possible.

Ensuite, vous commencez à définir des objectifs :

Problème : la comptabilité a besoin d’un nouveau logiciel, objectif SMART : Identifier et intégrer la comptabilité dans le nouveau logiciel d’ici mai, suivre les progrès grâce au nombre de rapports déposés

Il est essentiel que vous disposiez de mesures pour suivre les progrès.

Sinon, vous pourriez rester inefficace sans jamais vous en rendre compte. C’est un problème énorme et courant pour beaucoup d’entreprises et de projets : il n’y a pas de paramètres pour évaluer le succès, donc toutes les « réparations » et tout le travail s’avèrent vraiment superficiels.

Et une fois que vous avez à la fois des buts et des objectifs, il est temps de…

3. Créer un grand plan de projet

Vous avez maintenant identifié :

  • Ce que vous voulez faire et atteindre (objectifs)
  • Ce que vous devez faire pour atteindre vos objectifs (objectifs SMART)
  • Comment vous allez suivre les progrès
  • Chronologie

Dans cet esprit, il est temps de réunir votre équipe et de créer un plan d’action.

Comment allez-vous réellement vous procurer un nouveau logiciel de comptabilité ?

Vous pourriez leur demander de faire des recherches et de présélectionner 5 outils, puis de les essayer pour voir lequel a le taux d’adoption le plus élevé par les utilisateurs.

Vous voulez augmenter vos ventes ? Votre équipe de vente pourrait devoir améliorer l’efficacité de son entonnoir de vente et tester de nouvelles tactiques et méthodes.

Vous voulez créer une application ? Créez une liste de tâches, et peut-être même un diagramme de Gantt pour clarifier les rôles et les responsabilités.

Cette étape consiste à se mettre au travail, mais n’oublions pas…

4. Vous avez encore besoin de mesures de l’avancement du projet

Et encore une fois, ils doivent être précis. Vous avez besoin de mesures qui vous indiqueront immédiatement si votre équipe se porte aussi bien qu’elle le devrait.

Nous préférons les chiffres.

Améliorer l’efficacité des ventes ? Suivez les revenus générés par les canaux pertinents.

Numériser votre entreprise ? Suivez l’utilisation des logiciels, le nombre de fichiers téléchargés, le nombre de transactions traitées, etc.

Créer une application ? Combien de fonctionnalités votre équipe crée-t-elle, quels sont les problèmes les plus courants, combien d’itérations devez-vous effectuer ?

C’est également la partie où vous pouvez introduire les mesures de votre style de gestion de projet, comme la qualité du sprint si vous utilisez le cadre Agile, les demandes de changement, etc.

Mais en fin de compte, il est important que vos mesures soient intuitives pour votre projet et votre équipe.

Lorsque vous aurez trouvé la bonne approche des buts et des objectifs, faire de votre projet un succès retentissant deviendra un jeu d’enfant !