Gestion de projet à distance : quelles sont les meilleures pratiques

par Rayan Dumas
télétravail

Aujourd’hui, le travail à distance est désigné comme l’une des tendances de l’année pour la gestion de projet. Dans cet article, nous allons donc analyser quelques-unes des meilleures pratiques pour appliquer le télétravail de manière plus efficace.

Communication par tous les moyens

Le plus grand inconvénient de ne pas partager la présence physique est le manque de communication au sein de l’équipe, ainsi que les erreurs générées par les malentendus et la démotivation. Par conséquent, l’une des clés du télétravail consiste à se concentrer sur la communication de plus en plus souvent en utilisant tous les moyens disponibles tels que les emails, les outils de collaboration en ligne ou les appels vidéo individuels ou de groupe. Même au risque de saturer l’équipe d’informations, il est préférable de surcommuniquer que de sous-communiquer. Enfin, n’oubliez pas que la communication doit être bidirectionnelle : l’équipe doit fournir un retour d’information à la direction. 

Mises à jour et objectifs périodiques : quotidiens, hebdomadaires, mensuels

Dans le cadre de la stratégie de sur-communication, il est essentiel d’établir certaines périodicités dans les mises à jour afin que les membres de l’équipe aient des horizons de travail et puissent planifier leurs tâches sur une base régulière, en établissant également des objectifs clairs avec une certaine cadence. En outre, ces périodicités doivent être adaptées aux particularités des équipes de travail, en établissant la plus appropriée pour chaque cas : par exemple, il n’est pas logique de réunir toute l’équipe chaque jour ; il est préférable d’adapter la mise à jour et les objectifs au rythme requis par chaque groupe.

L’esprit d’équipe, même à distance

Ne pas se rencontrer en personne génère souvent une perte du sentiment d’appartenance à l’équipe, car les réunions informelles, qui sont généralement les plus utiles à la cohésion du groupe, sont perdues : cafés, déjeuners ou après le travail. En ce sens, de nombreuses organisations ont mis en place avec succès des activités telles que des appels vidéo informels afin que les membres de l’équipe puissent mieux se connaître et comprendre les motivations individuelles. 

S’habituer à travailler de manière asynchrone

Dans les équipes qui travaillent à distance, il est fréquent que les horaires ne soient pas les mêmes pour tous les membres et donc que la simultanéité soit perdue. Ainsi, à l’exception de certains moments d’interaction tels que les appels vidéo, l’équipe doit la plupart du temps travailler de manière asynchrone. Il faut donc s’habituer à perdre le besoin d’immédiateté et à générer des files d’attente de réponse adaptées aux périodicités établies.

Utiliser les bons outils pour le télétravail

Il existe sur le marché de nombreux outils logiciels de gestion de projets qui offrent des fonctionnalités très utiles pour permettre aux équipes de travailler à distance. Les plus répandues concernent l’organisation des tâches et la gestion du temps, mais aussi la possibilité de travailler sur un document en collaboration, la gestion des connaissances, le dépôt d’informations ou la vidéoconférence. Dans de nombreux cas, ces outils font partie d’un environnement de travail d’entreprise (comme Kostango) et dans d’autres, ce sont des outils indépendants, mais ils peuvent également être intégrés dans d’autres environnements (Slack, Trello,…). 

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